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簡化研究傳播語言的 5 個步驟
【原文發表于 Center for Plain Language ，經作者授權同意轉載。】
傳達復雜的觀點和概念時，表達清楚很重要。學術出版界需要簡化寫作，轉彎抹角的溝通不僅會妨礙原意的傳達，而且還會混淆各種觀點和概念。科學寫作可以實現輕松閱讀和理解，即便要描述的觀點很復雜，并不意味著你得用復雜的方式來傳達。無論英語是否為母語，都可以通過幾個方法讓你的寫作清晰、簡潔并易于理解。
如果措辭、結構和設計清晰到目標讀者可以輕松找到、理解和使用他們需要的內容，就表示這個溝通是通俗易懂的。
以下五步驟檢查法可以協助你完成用簡單明了的語言進行溝通，幫助你準備適合你的單位的內容。
步驟 1：確定目標群體并描述他們的特性
- 確定會使用文章或網站的目標群體
- 根據目標群體排序重要的工作
- 列出為了完成目標，人們所需的東西或需要了解的內容
- 列出會影響到設計的群體的特征（例如，年齡，計算機經驗......）
當你清楚你是為哪些人設計，他們想做什么、了解什么、需要學習什么時，目標群體的定義就是有效的。
步驟 2：組織內容，方便讀者閱讀
- 內容組織良好，邏輯流暢
- 將內容分成幾個簡短的章節來體現自然停頓
- 適時使用標題有助于讀者了解接下來的內容
當讀者能夠快速、自信地找到他們需要的信息時，內文結構就是有效的。
步驟 3：使用簡單明了的語言撰寫內容。
內容須簡短扼要直奔重點
- 句子簡短、合乎邏輯
- 在每個章節和段落開頭就闡述重要信息
- 提供能幫助讀者完成任務的細節
- 刪除對讀者沒有幫助或可能分散讀者注意力的細節，即使這些細節很有趣
- 使用過渡詞銜接觀點、句子、段落或章節
選用幫助語氣
- 使用會話語氣，不要使用太過嚴肅或官僚語氣
選擇正確的用詞
- 在主動語態使用強勁的動詞
- 使用讀者知道的詞
- 標題或列表項目采用平行結構（如，開頭都使用動詞）
- 對于網站：將鏈接文字內容對應打開的網頁名稱
當讀者能快速、自信地理解用詞，并抓住作者想表達的意思時，語言就是有效的。
步驟 4：使用信息設計，幫助讀者閱讀和理解
- 使用標題和子標題來組織信息
- 使用字體大小、顏色、粗體等字體設定來吸引讀者的注意
- 使用空格來組織信息
- 運用圖像來使內容便于理解
當用戶能注意到并使用這些設置依序瀏覽信息時，設計就是有效的。
步驟 5：對于在線內容，撰寫時與目標用戶群體一起測試設計和內容
對設計進行多點測試
- 是否基于用戶調查優先考慮目標讀者的需求，如首要任務？
- 是否測試了導航標簽和信息組織的可預測性？
- 是否測試了內容的可讀性和可理解性？
- 是否測試了最終產品？
采用基于證據的測試策略
- 受試者者是否能代表目標群體？
- 是否有足夠的人來測試你的設計和內容？
- 如何衡量理解和行動能力？
- 是否有前后比較來證明改進？
檢查最終產品是否有用和是否可用
- 請讀者描述文章或網站的目標用戶和用途
- 讓讀者示范他們是如何找到想要或需要的信息
- 讓讀者用自己的語言來描述關鍵概念或過程
- 觀察目標用戶是否可以輕松自信地完成關鍵任務
- 注意目標用戶誤解的網站或文章的內容，并重新思考這些部分
當目標用戶能夠找到、理解并自信地使用他們需要的內容時，文章或網站就是有效的。
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