如何與期刊編輯進行交流

【本文為 Wolters-Kluwer 作者電子報?Author Resource Review?而寫，經同意進行轉載。】

與科研作者交流是期刊編輯日常工作中很重要的一部分，通過交流信息想法，促進投稿前到發表這整個發表過程，傳播發表論文。與期刊編輯交流讓科研作者有機會厘清不清楚的地方，提供文章或其他正在接受審查或已接受的工作的基本信息。本文告訴你不同交流類型，幫助你在嘗試發表論文的過程中，與期刊編輯開啟清楚有效率的對話。

咨詢

要擁有一個成功有效率的發表經驗，找出對的期刊發表你的工作是重要的第一步。發送咨詢給你有興趣投稿的期刊編輯可以幫助你這一塊的工作。如果論文的主題或類型不適合期刊，編輯就能在咨詢階段勸作者打消念頭。如果咨詢的論文看起來挺適合期刊，那么咨詢過程就變成論文發展機制，根據你發送咨詢時夾帶的摘要內容，編輯可以對內容中可以補強的部分或其他限制提出反饋，讓作者在投稿前進行修正（例如用別的方式重新分析數據）。在咨詢的過程中，科研作者可以詢問準備論文、投稿、如何審查論文或發表時程等實際問題。咨詢能讓編輯部知道有稿件要投過來了，讓編輯部人員事先準備同行評審。盡管事前咨詢有這么多好處，但不是所有的期刊編輯都接受這項咨詢。在發送咨詢之前，請仔細閱讀期刊所提供的信息，看你的疑問是不是都已經有解答了。

咨詢可以通過郵件或是期刊所采用的編輯部管理軟件發送。要準備發送咨詢，首先從你的工作特性下手，確認你的研究主題和文章類型，接著仔細閱讀期刊的投稿指南，了解是否真的與你的工作相符。然后訂下論文題目和摘要，想想這個期刊為何適合發表你的工作，你可以在咨詢中向編輯解釋，提出你的疑問。好好撰寫咨詢內容，信息需要簡單明了，郵件主題需要能直觀看出這是咨詢郵件，或是指出想要投稿的論文是什么內容（例如：Query: Pain Control RCT）。如果郵件主題不夠清楚，期刊編輯很有可能會忽略你的郵件（要追蹤好幾十封主題是 Query 的郵件不簡單）。期刊編輯一般會在一周內回復咨詢，如果沒有在這個時間段中收到回復，可以再重新發送一次一樣的郵件。

投稿信

一旦你準備好要投稿，不妨從投稿信 (cover letter) 開始，這是論文管理系統上論文記錄必備的要素。cover letter 是傳達論文必要信息、研究或臨床議題以及表達符合規范的商業信件。通訊作者會以論文共同作者的名義撰寫投稿信，但通訊作者不一定需要是論文第一作者。

投稿信是編輯打開論文文件夾后第一個看的文檔，其內容的復雜度和重要性需要縝密思索，好好安排，小心排版，必須包含下面幾點：

• 論文在說什么：提供論文題目，敘述論文的內容和類型如何與期刊主旨相符。說明論文對既有文獻有有何貢獻，你為什么認為這個很重要。
• 創新性：說明論文內容是否已在其他地方傳播，如果有的話，提供相關信息（如會議名稱與日期等）。
• 重復的內容：如果你的論文與其他已經發表的內容有重復，要告訴期刊。如果文章是報告某研究發現，找出是否有其他使用同樣項目數據集或數據集子集（案例、變數、場合）的文章已經發表、被報道或是正在審稿。注明每一篇文章的引用信息，有些期刊會要求作者提供這些在審查的文章的保密副本，有時是編輯會要求提供副本。
• 署名權：聲明所有共同作者皆符合署名資格、看過最終版的論文并同意署名順序。簡要說明每一位共同作者的貢獻（注意，更換作者排序、新增或刪除作者都需要所有列名作者的同意。認為自己應該列入作者但卻沒有的人可以聯系編輯）。在署名問題沒有解決并完善記錄前，論文不會被發表或接受。
• 利益沖突：所有的共同作者都應該提供自己的利益沖突 (conflicts of interest, COIs) 信息，直接使用期刊出版社開發的機制即可。COIs 聲明應該要放在投稿信和論文封面頁中。如果沒有任何利益沖突，可以直接說“The authors have no conflicts of interest to report”就好。
• 版權：提示編輯投稿論文中有版權保護的信息（文字、圖表、視頻）。找出版權所有人，并提供重用這些材料的許可。一般可以使用版權結算中心 (Copyright Clearance Center, www.copyright.com) 提出版權授權要求。有時候要找出目前的版權持有者并進行聯系可能會遇到困難，要讓期刊編輯知道這個情況。
• 研究道德規范：作者需要聲明自己遵循所有研究道德標準和程序，包含道德委員會核準 protocol 并監督研究，該聲明應該放在投稿信和論文封面頁，或是放在論文內容中（根據期刊的做法而定）。
• 臨床試驗注冊：國際醫學期刊編輯委員會 (International Committee of Medical Journal Editors, ICMJE) 提供標準發表實踐要求，所有的臨床試驗都需要在招募到第一位受試者前進行注冊，如此論文才具有被同行評審的資格。如果論文的內容是根據臨床試驗發現寫成，必須提供注冊、注冊號、注冊日期以及第一位受試者加入日期，更多信息可參考 ICMJE 網站：www.icmje.org/recommendations/browse/publishing-and-editorial-issues/clinical-trial-registration.html。
• 審稿人：如果你心中有該回避的審稿人，對方可能無法對你的論文提出客觀公正的意見，提供這個人的信息，請編輯不要邀請對方當審稿人，而你不一定需要說明原因。如果期刊允許作者推薦審稿人，提供這些人的姓名還有專業，但這些人跟你不可以有利益沖突（例如最近一同合作進行研究、你的學術導師等）。
• 聯系信息：提供通訊作者完整的聯系信息，包含郵箱地址和電話號碼。如果在論文審稿的期間中，有可能聯系不到人，記得告訴編輯。

回應審稿人和編輯意見

收到修改重投的結果的作者需要準備審稿意見的逐點回復。重投的時候，必須遞交修改后的稿件以及所謂的“反駁信”(rebuttal letter)，或是列出根據審稿意見做出的修改清單。不論是什么樣的形式，回復審稿意見必須要說明做了什么修改，如果沒有根據審稿意見進行修改，作者必須說明為什么原來的內容、圖表或論點比較好。“大范圍視角”的項目和細節是很重要的。

雖然文檔的標題通常是 Response to Reviewers，但審稿人并不是首先看到這個檔案的人，期刊編輯會先仔細檢查，分析每一個修改的原因和準確性（或是沒有根據建議進行修改的原因）。回應審稿人意見的內容是為你的論文說話的好機會，也可以看成是說服寫作的一種。

• 告訴編輯你已經仔細考慮過投稿論文所收到的建議
• 回應的內容越詳細完整越好（但也不是盲目的回復，關于語法和標點符號之類的建議不需要一點一點回應），
• 針對內容準確性的部分的問題提供足夠的證據支持。
• 如果審稿人誤解了什么內容，可以進行說明。
• 不要害怕承認原來的內容不夠清楚，但也不需要自貶。
• 用字遣詞要注意，要有邏輯，展現修改后的內容比原先進步多少，為什么現在是值得發表的文章。

電話聯系

與編輯部的交流一般都是通過書寫的方式進行，投稿信、審稿意見回復、文檔和申訴等可以用來記錄論文從投稿到發表甚至發表后的處理程序。很少會出現電話溝通，但有些與出版相關的情境中，電話可能是比較好的聯系方式，特別是需要討論的議題。打電話給期刊編輯就跟你進行語音會議一樣，時間是最基本的，所以一定要做好準備。知道要討論什么，主動積極進行討論。要記得你的聲音就是溝通的工具，使用正面的語調并謹慎用字。

對話的同時進行筆記，如此才能記得談了哪些細節。在電話會議的最后，確認你所理解的內容，并確認接下來雙方有共識該進行的事項，包含時程。

對編輯的決定提出申訴

與期刊編輯溝通最困難的地方大概是對拒稿決定提出申訴。收到決定拒稿的信息對作者來說不好受，因此心情沮喪是很正常的。審稿意見可能令人不滿，編輯的決定更是令人費解，即便如此，不滿并不構成對編輯的決定提出申訴的理由，而申訴內容絕對不該有情緒性的發言。花點時間冷靜一下，了解期刊的政策，申訴的程序為何。接著，再看一次審稿人的意見，再讀一遍編輯的決策郵件。不公正的審稿或是不正確的審稿可以成為申訴的原因，根據期刊的程序提出申訴即可。向期刊說明你要對編輯的決定提出申訴，申訴過程一般會有較嚴謹的時程。

Letters to the Editor

發表論文是科學家間溝通的媒介，利用文獻引用來串聯過去的想法，發表的論文進入科研記錄，使其可與未來的科學家溝通。目前，發表論文和論文的可發現性，特別是通過科研索引服務，讓論文可與讀者進行溝通。現在讀者更可以寫信給編輯對已發表論文表達意見。當編輯收到關于論文的信時，編輯通常會提供論文作者回應這些評論的機會，而這封郵件與作者的回復有可能一起發表并收錄。

信的內容必須要簡短直指重點，清楚指名評論的文章是哪一篇。信的作者對被評論的工作的態度要明確（補充、批評、提出新想法、建議應用），并對自己的評論輔以符合邏輯的論點支持。Information for Authors 需要征詢準備和遞交信件的方向。

結語

與期刊編輯互動是發表過程中重要的一環，正式、禮貌、尊重、清楚、組織良好的信息和信件能增進溝通，促進發表過程。你應該要確保回應的內容有小心準備完整，利用編輯有問題的時候，把握機會與他們互動。