怎么寫好回復信或反駁信？

大多數稿件在期刊接受前需要經歷至少一次修稿，作者在收到大修或小修的決定后，必須根據審稿意見修改論文，然后將修改稿重新遞交給期刊，同時附上逐點回復，在返還修改稿的時候，還需要遞交 cover letter，這封信通常稱為response letter（回復信）或rebuttal letter（反駁信）。（推薦閱讀：再投稿注意事項）

寫封好的修回信（response letter，rebuttal letter）很重要，一般有兩種寫法：

1. 單獨寫回復信，然后將給同行評審的逐點回復附加在后

2. 將反駁信分成兩部分，第一部分寫給期刊編輯，第二部分包含給評審意見的詳盡回復

信的開頭提供論文題目和編號，用一小段篇幅感謝審稿人的寶貴時間與貢獻，謝謝他們提供的意見，這些肯定能幫助改善論文。從感謝開始的修回信能讓整封信傳達正面的信息。

如果你打算把逐點回復分開來放，可以簡短列出你根據評審意見進行的主要修改是哪些，然后說明你將逐點回復另外附加；如果是將逐點回復放在信里，可以說你的回復在后。

回復審稿意見有時候是艱難的任務，尤其是意見又多又長的時候，以下是撰寫回修回信該注意的事項：

1. 不要漏掉任何期刊編輯或審稿人提出的意見：將所有的意見完全復制到信里面，然后在每一點意見后面提供清楚詳細的回復，一定要確認編輯和審稿人所有提出的點都回復了，即使有你不同意或是沒有修改的點，也要說明原因。

2. 提供逐點回復：將評審意見編號，按順序回復，將論文中的修改處標示出來或是指出論文修改前后的個別行數，可以將審稿意見加粗，與回復內容做區別。

3. 分類審稿意見：如果意見很多，可以試著將它們進行分類，例如將方法相關的意見分在一起、語言相關的一組等等，如果將意見進行分組，記得在信里提及“I have separated my responses to the reviewers’ comments according to several categories in order to achieve an integrated approach in my responses”。

4. 如果評審意見是以段落方式呈現，將它們拆成點列式：如果評審的意見是長長的段落，可以將之分離成點各別回應，如果不確定某項意見的意思，可以先解釋你對該意見的理解，然后再進行回復。

5. 如果你覺得評審員有所誤解，可以禮貌地厘清：審稿人通常是領域內的專家，如果你認為審稿人誤解了你論文里的任何段落，有時候很有可能是因為你的表達不夠清楚，這種情況下，你可以禮貌性的指出誤解然后提供必要的說明，可以這么寫“I am sorry that this part was not clear in the original manuscript. I should have explained that （詳細說明）. I have revised the contents of this part”。

6. 如果無法處理任何意見，記得說明原因：如果有無法處理的意見，比如說審稿人要求你提供更多數據或是補做實驗，而你認為沒有必要，還是要說明為什么不做，避免像是經費不夠或是沒有時間這種私人理由，也不要表現出負面的態度，回復中要表現出你對意見的重視和尊重，首先感謝評審的深度分析和實用的意見，然后說明你無法完全同意審稿意見，回答必須要清楚有邏輯并有證據支持。

7. 若添加任何新的數據或圖片，要提及它們在論文的什么位置：如果在修改過程中加入了新的數據、表格、圖片等資料，記得指出它們的所在位置，必要的話，夾帶補充資料給審稿人和編輯，如此他們可以直接對照，不用一個一個搜尋。

8. 回復語調必須尊重有禮：請記住，審稿人花費了大把的時間評估你的論文，即使有些意見不是那么正面，也不要認為審稿人是在針對自己，審稿人評論的是你的工作，而不是你，他們的意見為你的工作帶來附加價值，或有你認為不好或是無理的意見，回復的時候語調要維持尊重有禮。有時候審稿意見可能會互相沖突，但記住他們都會看你的修回信，所以對每一位審稿人都要有禮貌，信的語調是非常重要的。

9. 做出適當的總結：注意反駁信的結尾，像“Since all the corrections have been made, we hope the manuscript will now be accepted without any further changes”這樣的結尾可能會過于自負，如果要直接又不失禮，可以這么說：We look forward to hearing from you regarding our submission. We would be glad to respond to any further questions and comments that you may have，這樣的結尾正式有禮也表達了愿意在必要的情況下進行更多修改的意愿。

《意得輯專家視點》上關于處理同行評審意見的文章還有“回復同行評審意見的要與不要”