有效使用項目資金的五個技巧

研究人員面臨的最大挑戰之一是在一個資助計劃被接受后，如何有效地管理項目資金。這是一項巨大的責任，包括無可挑剔的決策能力和管理技能。這項任務有時似乎令人生畏，即使你有相當豐富的資金籌措經驗。所以，這里有一些建議可以幫助你更好地管理項目資金。

1. ?了解預算使用的規則/準則

每個學院都有自己的使用項目資金的指導方針。這些指導方針因機構的法律地位而有很大差異，例如它是私立機構、政府機構、醫院還是非盈利機構。聯系相關管理人員，深入了解這些指導方針。

如果您已經獲得了國際項目資金，請檢查有關處理項目資金款項的任何國家的特定規定。對于合作資助，要查看涉及的每個實體(研究機構和資助機構)的指導方針，并及時解決指導方針中的任何差異或誤解。

2. ?了解評審和文件編制程序

許多籌資機構對其受贈人進行定期審查，以確保項目資金得到有效利用。這種審查可能包括現場訪問、進度報告、審計報告等。將所有與這些程序相關的必要文件歸檔無疑是最乏味的任務之一，但它對于確保項目資金得到有效管理是至關重要的。

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許多供資機構還要求在發放項目執行資金之前提交進度報告。及時規劃和準備這些報告可以避免諸如延遲獲得資金等問題。主要研究人員通常需要在項目結束時提交一份由兩部分組成的完成報告。這是一份至關重要的文件，它不僅確保資助機構適當地規劃贈款，還能幫助科學家更好的建立他們的檔案，以確保未來的贈款。

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完整報告的第一部分通常是對項目工作的科學描述，包括文獻綜述、材料和方法、結果和結論。由于該報告在內容和結構上與科學出版物相似，因此可以在整個項目期間定期編寫和更新該報告。這不僅可以節省時間，還可以避免由于壓力和工作負荷過大而在最后一刻出錯。

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完整報告的第二部分通常是預算使用的詳細說明。向相關人員了解財務報告的格式和結構，如有需要，咨詢內部審計師以確保報告符合所有重要要求。

3. ?在項目期間有效地分配項目資金

你的項目資金通常分為三個支出部分:物質資源、人力資源和財務援助。在物質資源組成部分下分配的資金理想地應限于需要進行的任何基礎設施的增加或修改，包括購買任何具體的技術器材。分配給人力資源的資金應保留下來，并根據項目工作人員的工作時數和技術貢獻來支付他們的勞動所得。

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此外,一些資助機構可以自由分配特定的財政援助資金,其中可能包括任何額外費用中未涉及的其他兩個部分(作為教育訪問或會議差旅費用或任何特定的項目交付費用。盡管這些組成部分中的技術細節可能因資助機構和研究機構而異，但可以使用類似的模板輕松地調動資助資金。

4. ?避免濫用項目資金

正如前面簡要提到的，一旦項目完成，科學家通常需要提交一份關于項目資金使用情況的詳細報告。在這方面，可能會出現由于缺乏時間或相關信息而起的挑戰，并可能無意中導致嚴重的誤算。有時，看似微小的行為可能導致嚴重的財務過失，例如延長研究停留的必要時間，目的是濫用項目資金。這種無意的濫用資金可能會嚴重損害你在資助機構中的聲譽。

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對于資助期限較長的項目，一些供資機構可能不會允許自動結轉上一年的未使用資金。在沒有得到必要的批準的情況下使用這些資金可能會導致嚴重的后果。最好是及時與供資機構進行對話，并在必要時請求將資金轉入下一年。確保每一筆資金交易都有賬，并且任何未使用的與未來研究無關的資金都該相應地返還給資助機構。

5. ?確保重新預算時的及時澄清

研究工作涉及每天處理不可預測的結果。因此，有時候，一個項目的執行可能會與最初向資助機構提出的計劃不同。這也可能意味著項目撥款的用途不同。雖然從研究人員的角度來看，理由似乎完全符合邏輯和實際，但資助機構可能需要時間來批準修改后的建議。因此，定期與代理機構溝通你的項目進展，并征求他們對重新預算的看法。這將避免任何不必要的問題，并幫助您及時獲得項目資金。

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進一步的閱讀

?1. Neema, S. & Chandrashekar, L. Research Funding—Why, When, and How? Indian Dermatol. Online J. 12, 134–138 (2021).

?2. NIH Public Access Policy Page | Office of Research Infrastructure Programs (ORIP) – DPCPSI – NIH. https://orip.nih.gov/funding/nih-public-access-policy-page.

?3. Research - Four Principles Governing the Appropriate Use of Grant Funds.

https://ustpaul.ca/en/research-four-principles-governing-the-appropriate-use-of-grant-funds-_7498_1225.htm.